حضور و غیاب- تعریف شیفتها

حضور و غیاب- تعریف شیفتها

حضور و غیاب- تعریف شیفتها


حضور و غیاب- تعریف شیفتها

حضور و غیاب- تعریف شیفتها


منظور از شیفت های کاری این است هر کدام از پرسنل از چه ساعتی باید شروع به کار کند و ساعت پایان کار آن چگونه باشد،از چه ساعتي اضافه کار براي آنها محاسبه شود وچه روزهايي تعطيل ميباشند، چهروزهايي از هفته بايد کار کنند و ... تعریف چنین قالبی در برنامه را شیفت گویند .اين صفحه از تب هاي مختلفي همچون تعريف شيفت هاي پايه روزانه - ايجاد و انتساب الگو - ديدين شيفت افراد و ايجاد تقويم ساليانه و .... تشکيل شده که هر تب به صورت جداگانه توضيح داده ميشود .


تعریف شیفتهای پایه روزانه

در اين قسمت ساع، کاري هاي متفاوتي که ب0اي هر روز داريم را تعريف ميکنيم. مثلا اگر در روزهاي ش به تا چهارشنبه ساعت اري از ساعت 0730 تا 1600 بااد و پنج شنبه عز ساعت 0730 تر 1200 باشد،کافي است يک شيفت ع دي براي روزهاي شنبه تا چهارشنبه با زمان ورود و خروج 0730 تا 1600 تعريف کرد و يک شيفت ديگر هم براي روز پنجشنبه از ساعت 0730 تاع1200 تعريف کرد .
نکته : تمام ساعتهاي وارد شده در اين قسمت به صورت 4 رقمت بارد مي شود و عله7ت : بين سا ت و دقيقه نبايد وارد شود . مثلا ساعت 7:05 دقيقه به ورت 0705 وارد مي شود و همچنين ساعت 5 بعد از ظهر به صورتد1700 وارد مي شود .
براي تعريف شيفت جديد ابتدا کليد ايجاد را بزنيد و پس از وارد کردن اطلاعات کليد تاييد را بزنيد


نام شيفت : براي هر شيفت يک نام يک حرفي منحصر به فرد انتخاب ميکنيم اين نام ميتواند از ارقام 0 تا 9 يا حروف انگليسي يا فارسي يا علامت باشد .

توضيحات :یک توضیح در توصیف شیفت مینویسیم مثلا 0830 تا 1730

نام دوم : براي هر شيفت يک نام دوم حداکثر 3 حرفي منحصر به فرد انتخاب ميکنيم اين نام ميتواندهمان نام شيفت باشد.

زمان ورود : در اين قسمت زمان شروع ساعت کاري را وارد ميکنيم . اين زمان بايد 4 رقمي باشد مثلا اگر ساعت شروع شيفت 7:10 باشد مقدار زمان ورود را بايد 0710 وارد کرد.

شيفت دوم : درصورتي که شيفت 2 قسمت باشد (بخواهيم ساعت نهاري را از شيفت حذف کنيم ) تيک شيفت دوم را ميزنيم تا ساعت خروج و ورود شيفت دوم نمايان شود .سپس زمان پايان شيفت اول و شروع شيفت دوم را هم وارد ميکنيم .

زمان خروج : در اين قسمت زمان پايان ساعت کاري را وارد ميکنيم .

شروع کسر کاري : در اين قسمت زمان تاخير مجاز را وارد مي کنيم .در صورتي که پرسنل تاخير مجاز ندارند همان زمان ورود را در اين قسمت وارد ميکنيم .اين زمان بايد بيشتر يا مساوي زمان ورود

فرض کنيد زمان ورود 0730 باشد و در اين قسمت 0745 وارد کرده باشيم . در اينصورت اگر پرسنلي که اين شيفت را دارند ساعت 0740 وارد شوند تاخير نمي خورند و اگر ساعت 0746 وارد شوند 16 دقيقه تاخير مي خورند (از زمان ورود ) .

زمان فرجه خروج : در اين قسمت زماني که پرسنل ميتوانند بدون اينکه کسر کار داشته باشند، خارج شوند را وارد مي کنيم . اين زمان بايد کمتر يا مساوي زمان خروج باشد. شرکتها و کارخانه هايي که تعداد پرسنل زيادي دارند براي جلوگيري از ازدهام در زمان خروج ميتوان اجازه داد که پرسنل کمي زودتر از ساعت خروج بتوانند خارج شوند .اگر فرجه براي خروج نداشته باشيم همان زمان خروج را براي اين قسمت وارد ميکنيم.

زمان شروع محاسبه اضافه کار بعد از پايان شيفت : اين مقدار بايد بزرگتر يا مساوي زمان خروج باشد.

فرض کنيد زمان خروج 1600 باشد و در اين قسمت 1630 وارد کرده باشيم . در اينصورت اگر پرسنلي که اين شيفت را دارند ساعت 1620 خارج شوند اضافه کاري براي آن محاسبه نمي شود ولي اگر ساعت 1640 خارج شود اضافه کار محاسبه مي شود.و مقدار آن به شروع محاسبه اضافه کار بعد از زمان مشخص شده از پايان شيفت باشد ، بستگي دارد .اگر اين مقدار همان زمان خروج وارد شود، برنامه بعد از پايان ساعت کاري براي پرسنل اضافه کاري محاسبه مي کند .

شروع محاسبه اضافه کار بعد از زمان مشخص شده از پايان شيفت باشد : در صورتي که و زمان شروع محاسبه اضافه کار بعد از پايان شيفت يک مقدار نباشد ، در اين صورت اين گزينه کاربرد دارد و مشخص ميکند که اگرخروج پرسنل بعد از زمان شروع محاسبه اضافه کار بعد از پايان شيفت اضافه کار از زمان خروج محاسبه شود يا از زمان شروع محاسبه اضافه کار بعد از پايان شيفت .


اضافه کار نامحدود : در صورتي که براي شيفتي اين گزينه تيک داشته باشد ، گزينه سقف اضافه کار در روز (در مشخصات افراد ) به صورت 2400 فقط براي آن شيفت در نظر گرفته مي شود.

ساعت اضافه کار براي روزهايي کها شخاصي اين شيفت را دارند : با انتخاب و وارد کردن مقدار اين گزينه ، مقدار وارد شده به اضافه کارهاي آن روز شخصي که اين شيفت را دارد اضافه مي شود.

اين شيفت مجوز اضافه کار اول شيفت را داشته باشد : با انتخاب اين گزينه ، اضافه کار اول وقت براي افرادي که اين شيفت را دارند فعال ميشود به شرطي که در مشخصات افراد نيز آن شخص مجاز باشد . در صورتي که اين گزينه انتخاب نشده باشد برنامه اضافه کار اول وقت براي پرسنل محاسبه نميکند حتي اگر در مشخصات افراد مجاز باشد .

حق شيفت1 تا 7 : در صورتي که حق شيفت براي پرسنل محاسبه ميشود (پرسنل شب کار) از اين گزينه ميتوان مشخص کرد که براي پرسنلي که اين شيفت را دارد چه نوع حق شيفتي در نظر گرفته شود .

ایجاد و انتساب الگو :

براي تعريف شيفت يکسال پرسنل از اين قسمت استفاده مي کنيم


در صورتي که شيفتي که تعريف ميکنيم تعطيلات رسمي تعطيل باشند ابتدا لود کردن تقويم را ميزنيم و از پنجره باز شده تقويم سال جاري که در سايت شرکت يا در CD نرم افزار وجود دارد را انتخاب مي کنيم. با اينکار تعطيلات رسمي بر روي تقويم وسط صفحه به صورت رنگي مشخص مي شوند.

حال مي توان با دابل کليک بر روي شيفت هر روز کاري را از قسمت ليست تمام شيفتها انتخاب کرد . (يعني براي روز شنبه روي عادي دابل کليک کنيد تا به ليست شيفتهاي انتخاب شده مقابل شنبه اضافه شود. همين کار را تا روز چهارشنبه انجام ميدهيم . براي تعيين شيفت روز پنج شنبه بر روي شيفت پنجشنبه در قسمت ليست تمام شيفتها دابل کليک ميکنيم و براي روز جمعه بر روي تعطيل دابل کليک مي کنيم ).



حال بر روي ايجاد شيفت کليک ميکنيم تا شيفت مشخص شده به کل سال کپي شود .



در اين مرحله بايد شيفت را به پرسنل انتساب دهيم .در صورتي که شيفت جاري براي همه پرسنل باشد ، تمام گروه ها را انتخاب کرده و دکمه انتساب شيفت را ميزنيم . ولي اگر اين شيفت براي گروه خاصي است مي توان يک گروه را انتخاب کرد و گروه مورد نظر را انتخاب کرد و سپس انتساب شيفت را زد . براي شخص هم ميتوان شخص مورد نظر را انتخاب کرد و انتساب داد.

نکته : در صورتي که بخواهيم قبل از انتساب شيفت به پرسنل تغييراتي نيز در آن اعمال کرد (مثلا بعضي روزها را تعطيل کرد يا شيفت بعضي روزها را تغيير داد) تيک اصلاح دستي شيفت را زده و شيفت مقصد را انتخاب مي کنيم و بر روي روز مورد نظر کليک ميکنيم .

دیدن شیفت افراد :

در اين قسمت ميتوان شيفت پرسنلي که قبلا تعريف شده اند را مشاهده کرد .
براي اينکار روي پرسنل مورد نظر کليک کرده تا شيفت آن در تقويم پايين صفحه نمايش داده شود .


در صورتي که بخواهيم شيفت يک پرسنل را به پرسنل ديگري کپي کنيم ، وارد تب ديدن شيفت افراد شده و پرسنل مبدا را انتخاب مي کنيم ، سپس پايين صفحه دکمه انتقال به محيط انتقال شيفت را ميزنيم تا شيفت پرسنل مبدا به تب ايجاد و انتقال الگو منتقل شود.حال در پايين صفحه پرسنل مقصد را انتخاب ميکنيم و دکمه انتساب شيفت را ميزنيم

تغییر شیفت یک دوره 

بعد از تعريف شيفت براي پرسنل ممکن است بخواهيم تغييراتي در شيفت پرسنل اعمال کنيم . براي اين کار ميتوانيم از اين قسمت استفاده کنيم. اين تب از 3 قسمت تشکيل شده که کاربرد هر کدام را توضيح ميدهيم.


قسمت اول :

ممکن است بخواهيم مثلا تاريخ خاصي(يا بازه زماني ) را براي بعضي از پرسنل يا همه تعطيل کنيم . يا ساعت کاري تاريخ خاصي (يا بازه زماني) را براي بعضي از پرسنل يا همه تغيير دهيم .براي اين کار از قسمت اول استفاده ميکنيم.




ابتدا بازه زماني که ميخواهيم تغيير شيفت دهيم را انتخاب ميکنيم .(از تاريخ را مشخص مي کنيم )

در صورتي که بخواهيم فقط شيفت خاصي تغيير کند ، تيک فقط شيفت را ميزنيم و در صورتي که تمام روزهاي کاري آن بازه زماني را بخواهيم تغيير دهيم تيک فقط شيفت را نميزنيم .
اگر فقط شيفت را تيک زديم بايد از مقابل آن شيفتي که مي خواهيم تغيير کند(شيفت مبدا)را انتخاب کنيم (در مثال فوق فقط شيفت 2 که مربوط پنجشنبه ها است تغيير خواهد کرد)
سپس به شيفت را انتخاب کرده و شيفت مقصد را انتخاب مي کنيم.
اگر فقط شيفت تيک نداشته باشد و ما بخواهيم فقط روزهاي غير تعطيل تغيير کند بايد فقط روزهاي کاري تيک داشته باشد.
در انتها مشخص ميکنيم که اين تغيير به چه شخص يا گروه خاصي يا تمام گروه ها اعمال شود .
در مثال فوق شيفت شخص شماره 1 از (عکس)از تاريخ 95/08/10 تا 95/08/16 تمام روزهايي که شيفت 2 دارند به تعطيل ( - کد تعطيل است) تغيير ميکنيد .

قسمت دوم :
ممکن است که بخواهيم شيفت 2 نفر را با هم جابجا کنيم يا شيفت يک نفر تغيير کند و شبيه شخص ديگري شود . براي انجام اينکار از قسمت دوم استفاده مي کنيم.


در تصوير فوق شيفت شخص شماره 1 و شخص شماره 2 از تاريخ 95/08/08 تا تاريخ 95/08/14 با هم جابجا مي شود .

قسمت سوم :
در سال جديد بايد ساعت کاري و تعطيلات رسمي را براي نرم افزار مشخص کنيم.(شيفت سال جديد بايد تعريف شود ) . اگر ساعت کاري در سال جديد مثل سال قبل است ، ميتوان شيفت سال قبل را به سال جديد منتقل کرد .برنامه به صورت خودکار تعطيلات رسمي را از شيفت سال قبل حذف ميکند و شيفت را به سال بعد منتقل ميکند . ( ممکن است تعطيلات رسمي سالها با هم يکي نباشد ).


براي انتقال شيفت از سال قبل ابتدا شخص ، گروه يا تمام گروه ها را انتخاب کرده و دکمه انتقال شيفت از سال قبل را ميزنيم. با اين کار برنامه پرسنل انتخاب شده اي که شيفت سال جاري ندارند را مثل شيفت سال قبل تنظيم ميکند .
در صورتي که تعطيلات رسمي تعطيل باشيم ،براي اتمام کار کافي است به شيفت منتقل شده از سال قبل تعطيلات رسمي را نيز اضافه کنيم.پس اعمال تعطيلات از روي تقويم را ميزنيم و تقويم سال جاري را انتخاب ميکنيم تا به شيفت افراد انتخاب شده اضافه شود.