حضور و غیاب- راهنمای مشخصات افراد

حضور و غیاب- راهنمای مشخصات افراد

حضور و غیاب- راهنمای مشخصات افراد


حضور و غیاب- راهنمای مشخصات افراد

حضور و غیاب- راهنمای مشخصات افراد


در اين قسمت اطلاعات پرسنل وارد مي شود . براي اينکار دکمه ايجاد را زده و شماره پرسنلي ،کد در دستگاه (شناسه شخص در دستگاه حضور و غیاب) نام و نام خانوادگي را تايپ کرده سپس گروه فرد مورد نظر را انتخاب کنيد. در صورتي که اطلاعات دانش آموز را وارد ميکنيم بايد نوع را محصل انتخاب کنيم و در نهايت تاييد را بزنيد . برای هر پرسنل در قسمت پایین می توانیم تنظیماتی را در نظر بگیریم که در قسمتهاي مختلف توضيح داده ميشود.



نرم افزار حضور و غیاب- مشخصات افراد- احکام محاسبات


 

روش محاسبه اضافه کاری اول شیفت : در صورتي که اين گزينه تيک داشته باشد و پرسنل زودتر از شروع ساعت کاري ورود داشته باشد برنامه آن را اضافه کار اول شيفت در نظر ميگيرد و اگر اين تيک برداشته شود اضافه کار اول وقت محاسبه نميشود

سقف اضافه کار اول : در صورتي که گزينه اول شيفت تيک داشته باشد ميتوانيم مشخص کنيم که شخص مورد نظر چند ساعت ميتواند زودتر از شروع ساعت کاري در روز اضافه کار داشته باشد

آخر شیفت : در صورتي که اين گزينه تيک داشته باشد و پرسنل ديرتر از پايان ساعت کاري خروج داشته باشد برنامه آن را اضافه کار آخر شيفت در نظر ميگيرد و اگر اين تيک برداشته شود اضافه کار آخرشيفت محاسبه نميشود .

سقف اضافه کار آخر : در صورتي که گزينه آخر شيفت تيک داشته باشد ميتوانيم مشخص کنيم که شخص مورد نظر چند ساعت ميتواند بعد از پايان ساعت کاري در روز اضافه کار داشته باشد.

خارج از شیفت : فرض کنيم ساعت کاري از ساعت 07:00 تا ساعت 16:00 باشد و پرسنل در ساعت 18:00 ورود و ساعت 20:00 خروج داشته باشد اين تردد به خاطر اينکه در خارج بازه شيفت کاري است به عنوان اضافه کار خارج از شيفت در نظر گرفته ميشود . حال اگر تيک خارج از شيفت برداشته شود يعني اين پرسنل مجاز به اضافه کاري در خارج از شيفت نمي باشد .

بین دوشیفت : درصورتی که شیفت پرسنل دو تيکه باشد (ساعت نهاري داشته باشند) و پرسنل بين دو شيفت ورود و خروج نزنند برنامه گمان ميکند که پرسنل يکسره سر کار بوده ، پس براي آنها اضافه کار بين دو شيفت محاسبه ميکند . حال اگر ما نخواهيم که پرسنل بين دو شيفت ورود و خروج بزنند و برنامه هم اين زمان را اضافه کاري محاسبه نکند اين تيک را بر ميداريم .و اگر بخواهيم براي پرسنلي که بين دو شيفت را کار ميکنند ، اضافه کاري محاسبه شود بايد اين تيک را بزنيم و پرسنلي که بين شيفت کار نميکنند ورود و خروج بزنند .

 تعطیلی : کارکرد پرسنل در روز تعطيل را برنامه به عنوان اضافه کار تعطيل ثبت ميکند. حال اگر اين گزينه تيک داشته باشد يعني شخص مجاز به اضافه کار در روز تعطيل مي باشد و اگر تيک نداشته باشد يعني برنامه براي شخص در روز تعطيل اضافه کاري محاسبه نکند . در صورتي که گزينه تعطيلي تيک داشته باشد ميتوانيم مشخص کنيم که شخص مورد نظر چند ساعت ميتواند در روز تعطيل اضافه کار داشته باشد.

ماموریت روزانه : در صورتي که اين گزينه تيک داشته باشد و شخصي در ماموريت روزانه باشد و در شرکت حضور پيدا کند ؛ براي آن شخص اضافه کار ثبت مي شود .

 مرخصی روزانه : در صورتي که اين گزينه تيک داشته باشد و شخصي در مرخصي باشد ودر شرکت حضور پيدا کند ؛ براي آن شخص اضافه کار ثبت مي شود .

روش محاسبه کارکرد

اضافه کار : در صورتي که اين گزينه تيک داشته باشد در گزارشات اضافه کار به عنوان کارکرد نيز در نظر گرفته ميشود يعني با کارکرد جمع ميشود و در غير اينصورت مقدار کارکرد فقط ساعت حضور پرسنل در شيفت ميباشد .

اضافه کار تعطیل : در صورتی که فرد در یک روز تعطیل اضافه کاری کند با اضافه کاری شخص جمع می شود و جداگانه نیز در ستون دیگری نیز نمایش داده می شود . ولی اگر این تیک را برداریم اضافه کاری روزهای عادي با اضافه کاری روزهای تعطیل جداگانه محاسبه می شود

اضافه کار تعطیل2 : اگر این گزینه را تیک بزنید در صورتی که فرد در روز تعطیل2 اضافه کاری کند با اضافه کاری شخص جمع می شود و جداگانه نیز در ستون دیگری نیز نمایش داده می شود . ولی اگر این تیک را برداریم اضافه کاری روزهای کاری با اضافه کاری روزهای تعطیل 2 جداگانه محاسبه می شود

 مرخصي ساعتي : در صورتي که اين گزينه تيک داشته باشد مرخصي ساعتي پرسنل به عنوان کارکرد نيز محاسبه ميشود.

 مرخصي روزانه : در صورتي که اين گزينه تيک داشته باشد مرخصي روزانه پرسنل به عنوان کارکرد نيز محاسبه ميشود.

ماموريت بعد از شيفت : در صورتي که اين گزينه تيک داشته باشد ماموريت ساعتي پرسنل بعد از پايان شيفت به عنوان کارکرد نيز محاسبه ميشود.

ماموريت روزانه : در صورتي که اين گزينه تيک داشته باشد ماموريت روزانه پرسنل به عنوان کارکرد نيز محاسبه ميشود.

پرسنل روزکار: براي افراد شب کار و کساني که خروجشان بعد از ساعت 00 : 24 است تيک پرسنل روزکار برداشته مي شود. در صورتی که این گزینه تیک بخورد اولین تردد در هر روز برای شخص ورود در نظر گرفته می شود.

سقف اضافه کار در روز : با اين گزينه ميتوانيم مشخص کنيم که شخص مورد نظر چند ساعت ميتواند در يک روز کاري اضافه کار داشته باشد.در صورتي که محدوديت نداشته باشد مي توانيم 24:00 وارد کنيم. با اين گزينه ميتوانيم مشخص کنيم که شخص مورد نظراز فرجه (تاخير مجاز) چند ساعت ميتواند در يک ماه استفاده کند.

سقف اضافه کار در ماه : با اين گزينه ميتوانيم مشخص کنيم که شخص مورد نظر چند ساعت ميتواند در يک ماه اضافه کار داشته باشد.در صورتي که محدوديت نداشته باشد مي توانيم 999:00 وارد کنيم.

محاسبه غيبت به صورت روزانه : در صورتي که شخص يک روز غيبت داشته باشد ميتوانيم مشخص کنيم که برنامه در گزارش به صورت غيبت روزانه فقط محاسبه کند يا در جمع غيبتها نيز به صورت ساعتي محاسبه شود .

مجموع اضافه کاري روند شود : با اين گزينه ميتوانيم مشخص کنيم که جمع کل اضافه کار شخص در ماه را برنامه روند کند يا خير .

تاخیر کمتر از - : - ساعت از اضافه کار کم شود : در صورتي که بخواهيم مقدار اضافه کار و تاخير در يک روز از هم کسر شوند از اين گرينه استفاده ميکنيم و حداکثر مقدار آن را وارد ميکنيم .مثلا اگر وارد کنيم 00:30 يعني اگر اين پرسنل کمتر از 30 دقيقه تاخير داشت و اضافه کار هم همان روز داشت ، مقدار تاخير و اضافه کار از هم کسر شوند. تعجیل خروج : در صورتي که بخواهيم اضافه کار و تعجيل خروج يک شخص را در يک روز از هم کسر کنيم از اين گزينه استفاده مي کنيم. در هر صورت تاخیر از اضافه کار کسر شود : با انتخاب اين گزينه اگر شخص به هر مقداري تاخير داشته باشد به ميزان مقدار وارد شده در تاخیر کمتر از - : - ساعت از اضافه کار کم شود از اضافه کارش کم مي کند. مثلا اگر شخص 40 دقيقه تاخير داشته باشد و مقدار فوق را 00:30 وارد کرده باشيم و شخص همان روز يک ساعت اضافه کار داشته باشد ، مقدار اضافه کار شخص نيم ساعت شده و مقدار تاخير آن نيز 10 دقيقه ميشود . يعني به ميزان نيم ساعت شيفت را شناور ميکند.

اگر شخص خروج نداشت : با اين گزينه ميتوان براي برنامه مشخص کنيم که اگر شخص ورود زد و خروج را فراموش کرد بزنيد ، برنامه چه رفتاري انجام دهد . بهترين گزينه "خروج همزمان با ورود " مي باشد.

اعمال به افراد این گروه : تنظیمات انجام شده به افراد گروهي که فرد جاري در آن است کپي ميشود تنظیمات انجام شده به تمام افراد کپي مي شود.

 انتقال سوابق : برای تغییر شماره کارت پرسنل از این گزینه استفاده می شود. با این کار تمام اطلاعاتی که با شماره قبلی ثبت شده است به شماره جدید منتقل میشود

 حذف سابقه : از این گزینه برای حذف اطلاعاتی که با شماره مورد نظر ثبت شده است ، استفاده می شود. معمولا از این گزینه قبل از حذف مشخصات پرسنل استفاده می شود

 

نرم افزار حضور و غیاب- مشخصات افراد- استخدامی


تاریخ استخدام: تاريخ شروع به کار پرسنل را وارد مي کنيم . مثلا اگر پرسنلي وسط ماه استخدام شده باشد و تاريخ استخدام وارد نشده باشد ، برنامه روزهايي که هنوز پرسنل استخدام نشده را در گزارش غيبت ثبت ميکند. و همچنين براي محاسبه مانده مرخصي تا آخر سال نيز اين فيلد بسار مهم است .با وارد کردن اين فيلد برنامه به صورت اتوماتيک محاسبه ميکنيد که چقدر از مرخصي هاي اين پرسنل بايد کسر شود .

ترک کار : زمانی که شخصی به هر دلیلی از شرکت رفته باشد، به جای آن که مشخصاتش از نرم افزار حذف کنيم این گزینه را برایش تیک مي زنيم . در این صورت اطلا عات فرد در نرم افزار باقی می ماند ولی در گزارشات گرفته شده اسم این شخص نشان داده نشود. از بقيه فيلدها براي دسته بندي پرسنل ميتوان استفاده کرد.

 

نرم افزار حضور و غیاب- مشخصات افراد- ماموریت و مرخصی


حداکثر سقف مرخصی ساعتی در روز : حداکثر ساعتی که یک شخص در روز می تواند مرخصی ساعتي بگیرد و بیشتر از آن برایش کسرکار در نظر گرفته می شود.

حداکثر سقف ماموریت ساعتی در روز : حداکثر ساعتی که یک شخص در روز می تواند به ماموریت برود.

حداکثر سقف ماموریت اداري در روز : حداکثر ساعتی که یک شخص در روز می تواند به ماموریت اداري برود.

حداکثر تعداد روزي که شخص ميتواند در سال مرخصي استعلاجي استفاده کند.

مرخصی ساعتی بیش از سقف به معادل روزانه تبدیل شود : مثلا در صورتی که پرسنل 4 ساعت اجازه مرخصی ساعتی داشته باشید ولی بیشتر 4 ساعت مرخص ساعتي در يک روز استفاده کند ، برنامه براي شخص يک روز مرخصي روزانه در نظر ميگيرد .

ماموريت ساعتی بیش از سقف به معادل روزانه تبدیل شود : مثلا در صورتی که پرسنل 4 ساعت سقف ماموريت ساعتی داشته باشید ولی بیشتر 4 ساعت ماموريت در يک روز رفته باشد ، برنامه براي شخص يک روز ماموريت روزانه در نظر ميگيرد .

مرخصی روزانه به صورت ساعتی محاسبه شود : این گزینه مرخصی های روزانه را بصورت ساعتی نیز محاسبه میکند.

محاسبه ماموریت در تعطیلات: با زدن این تیک ميتوان در روزهاي تعطيل هم براي پرسنل ماموريت ثبت کرد .

محاسبه مرخصي استحقاقي در تعطیلات : با زدن این تیک ميتوان در روزهاي تعطيل هم براي پرسنل مرخصي استحقاقي ثبت کرد .

محاسبه طبق شيفت : در صورتي که اين گزينه فعال باشد ، براي روزهايي که پرسنل مرخصي ميگيرد طبق شيفت (طول شيفت )مرخصي در نظر گرفته ميشود . و اگر تيک نداشته باشد ، براي هر روز مرخصي به مقدار معادل يک روز مرخصي در نظر گرفته مي شود

 

 

نرم افزار حضور و غیاب- مشخصات افراد- پیشرفته


اضافه کار اول تا --:-- محاسبه نشود :

 با انتخاب اين گزينه و وارد کردن مقدار ساعت براي آن ، برنامه در صورتي که شخص اضافه کار اول داشته باشد و مقدار آن از مقدار وارد شده در اين فيلد کمتر باشد ، اضافه کار اول وقت براي شخص محاسبه نمي شود.

اضافه کار تلاقي تعطيلات رسمي Off : در صورتي که شخص پرسنل شيفتي باشد و روز نعطيل رسمي با روز off (تعطيلي شيفت) تلاقي داشته باشد ، برنامه براي —آن روز اضافه کاري به اندازه وارد شده در اين فيلد در نظر مي گيرد.

 ورود زودتر شخص به ساعت --:-- تغيير يابد : در صورت انتخاب اين گزينه ، اگر شخصي زودتر از ساعت وارد شده در اين قسمت ورود داشته باشد ، اين مقدار به عنوان ورود براي شخص در نظر گرفته مي شود.

خروج ديرتر شخص به ساعت --:-- تغيير يابد : در صورت انتخاب اين گزينه ، اگر شخصي ديرتر از ساعت وارد شده در اين قسمت خروج داشته باشد ، اين مقدار به عنوان خروج براي شخص در نظر گرفته مي شود.

شخص در روز تا --:-- ساعت بتواند براي نهار غيبت داشته باشد : در صورت انتخاب اين گزينه ، از کارکرد شخص در هر روز مقدار وارد شده به عنوان نهاري کم مي شود.

اضافه کار مخصوص شيفتها براي شخص در نظر گرفته شود : در قسمت تعريف شيفتها، گزينه اي وجود دارد که اضافه کار براي شخصي که شيفت خاصي را دارد در نظر گرفته مي شود . اين اضافه کار براي کساني در نظر گرفته مي شود که اين تيک براي آنها خورده باشد .

اضافه کار ثابت در ماه : در صورت انتخاب و وارد کردن ساعت اين گزينه ، مقدار وارد شده به صورت ثابت به اضافه کار پرسنل انتخاب شده اضافه مي شود .

کسر کار به عنوان مرخصي در نظر گرفته شود : در قسمت گزارشگيري و اصلاح کارکرد پرسنل گزينه اي وجود دارد به نام غيبتها —> مرخصي ، در صورتي اين کليد تمام غيبتها و کسر کارها را براي پرسنل انتخاب شده به مرخصي تبديل ميکند که اين گزينه در مشخصات افراد انتخاب شده باشد .

 اضافه کار در ماموريت و مرخصي بعد از انتهاي شيفت محاسبه شود : اگر براي پرسنلي اين گزينه انتخاب شود و اين پرسنل در روز خاصي هم ماموريت و يا مرخصي روزانه و هم ورود و خروج داشته باشد ، اضافه کاري در صورتي براي اين پرسنل حساب مي شود که بعد از پايان شيفت هم در شرکت حضور داشته باشد ولي اگر اين گزينه انتخاب نشده باشد ، تمام زمان حضور پرسنل در شرکت به عنوان اضافه کاري محاسبه مي شود .

اگر کارکرد شخص برابر طول شيفت نبود اضافه کار محاسبه نشود : با انتخاب اين گزينه در صورتي براي شخص اضافه کاري محاسبه ميشود که کارکرد آن حداقل برابر طول شيفت باشد .

پرسنل ساعتي -ميزان ساعت--:-- : با انتخاب اين گزينه شخص را به عنوان پرسنل ساعتي به نرم افزار معرفي ميکنيم . حال اگر اين پرسنل بايد در طول ماه مقدار معيني ساعت کارکرد داشته باشد مقدار آن را نيز وارد مي کنيم ولي اگر بر اساس تعداد ساعت حضور ، حقوق دريافت ميکند ديگر نيازي به وارد کردن ساعت نيست . فرض کنيم براي شخصي تعداد ساعت را در اين گزينه 100:00 وارد کرديم و شخص 125:00 ساعت کارکرد داشت، در اين صورت براي اين پرسنل 25 ساعت به عنوان اضافه کار در نظر گرفته مي شود .

میزان فرجه ورود در ابتدای شیفت: مقدار تاخير مجاز اول شيفت را براي پرسنل در اين قسمت وارد ميکنيم .فرض کنيم ساعت ورود پرسنل ساعت 8 صبح باشد و اگر پرسنل تا ساعت 08:15 ورود داشته باشند مي خواهيم تاخير محاسبه نشود . در اين صورت اين مقدار را 0015 وارد ميکنيم و اگر تاخير مجاز نداشته باشيم مقدار ان را0000 وارد مي کنيم. در صورت وارد نکردن اين مقدار ،مقدار فرجه ورود در قسمت شيفتها براي پرسنل در نظر گرفته مي شود .

ميزان فرجه خروج در انتهاي شيفت : مدت زمانی که شخص مجاز است زودتر از شرکت خارج شود . در صورتي که پرسنل مجاز نيست زودتر از پايان شيفت خارج شود مقدار آن را 0000 وارد مي کنيم . در صورت وارد نکردن اين مقدار ،مقدار فرجه خروج در قسمت شيفتها براي پرسنل در نظر گرفته مي شود .

فاصله محاسبه اضافه کار از پايان شيفت : از چه زماني بعد از پايان شيفت شروع محاسبه اضافه کار انجام شود . مثلا اگر اين مقدار 0000 وارد شود يعني بلافاصله بعد از انتهاي شيفت اضافه کار محاسبه شود و در صوراي که 0030 وارد شود يعني نيم ساعت بعد از پايان شيفت اضافه کار محاسبه شود . در صورت وارد نکردن اين گزينه مقدار متناظر در تعريف شيفت در نظر گرفته مي شود . با انتخاب اين گزينه و وارد کردن مقدار ساعت براي آن ، برنامه مقدار جمع غيبتها و جمع اضافه کارهاي ماه شخص را از هم به ميزان وارد شده در اين قسمت از هم کسر ميکند.

در روزهاي تعطيل--:-- از کارکرد و اضافه کار شخص کسر شود : با انتخاب اين گزينه و وارد کردن مقدار ساعت براي آن ، برنامه مقدار ساعت وارد شده را از کارکرد و اضافه کار روز تعطيل پرسنل کسر ميکند.(به عنوان مثال ميتوان ساعت نهاري را از کارکرد شخص کسر کرد)

در روزهاي غيرتعطيل--:-- از کارکرد شخص کسر شود : در روزهاي پنجشنبه--:-- از کارکرد شخص کسر شود : با انتخاب اين گزينه و وارد کردن مقدار ساعت براي آن ، برنامه مقدار ساعت وارد شده را از کارکرد روز پنجشنبه پرسنل کسر ميکند.(کاربرد آن در کسر ساعت نهاري از کارکرد پرسنل براي روزهاي پنج شنبه که ممکن است با روزهاي ديگر متفاوت باشد، مي باشد).در صورت انتخاب اين گزينه حتما بايد کد شيفت روز پنجشنبه را در قسمت نام شيفت پنجشنبه وارد کرد .